Administratör Upphandling

Beskrivning

Är du en relationsskapare som tycker om att administrera?

Vi söker nu en kollega som gärna har förståelse för upphandlingsprocessen men framför allt är en nytänkande, ordningsam och serviceinriktad administratör. På upphandlingsavdelningen är vi fyra upphandlare, en avtalsförvaltare och en upphandlingschef. Välkommen till oss!

Arbetsuppgifter

Hur kan en dag se ut?

Ingen dag är den andra lik och olika från vecka till vecka. Rollen är administrativ och mål för tjänsten är att skapa struktur och hantering av ärenden med mera, både via mail och i samtal. Du deltar i möten och sammanställer protokoll och minnesanteckningar där det behövs. Du ger snabb hjälp inom många olika typer av frågor som rör allt från avtal till kundnummer. Vi öppnar upp för att du senare eventuellt kommer kunna vidareutvecklas och jobba med enklare upphandlingar.

Ett urval av arbetsuppgifter:

• Vara upphandlingsavdelningens ”en väg in”
• Uppdatera och underhålla avtalskatalogen
• Bistå vid begäran om allmän handling inom upphandlingsområdet
• Referenstagning vid anbud
• Administration vid koncerngemensamma upphandlingar.
• Genomföra avrop och beställningar inom ramavtal.
• Dokumentation och stöd vid direktupphandlingar.
• Avtalsdokumentation och avtalsförlängningar

Kvalifikationer

Vi söker dig med avslutad gymnasieutbildning, gärna med administrativ inriktning. Du har relevant erfarenhet inom området eller av liknande arbetsuppgifter. Du är van att skriva och dokumentera. Det är ett plus om du har förståelse för upphandlingsprocessen, eller tidigare jobbat med upphandlingsadministration.

Rollen är ny och du tar en aktiv roll och initiativ i att utveckla metoder och arbetssätt. Du är social och har lätt att skapa relation i dialog både internt i organisationen och med externa leverantörer. Du kan hålla dig neutral i diskussion och samla in den information som efterfrågas, men också vara tydlig där det behövs. Du är ett professionellt stöd som underlättar för våra upphandlare och övrig organisation.

Tjänsten är placerad på vårt kontor på Munktellstorget 2 i Eskilstuna.

Anställningsform: Tillsvidaretjänst med 6 månaders provanställning.